Envoyer des rappels de rendez-vous par e-mail
CalConsult peut envoyer à vos patients un rappel de rendez-vous par e-mail, environ une semaine avant la consultation. Le réglage concerne tout le cabinet et se fait par le propriétaire du cabinet. Chaque praticien peut ensuite bloquer ou relancer le rappel d’une consultation.
Activer les rappels
- Ouvrez le menu « Cabinet(s) ».
- En bas de la fiche du cabinet, cliquez sur « Modifier ».
- Remplissez « Expéditeur pour les emails de rappel de RDV » avec l’adresse e-mail du cabinet, par exemple
secretariat@cabinet.fr. Le format conseillé est affiché sous le champ : le nom du cabinet, puis l’adresse entre chevrons. - Cliquez sur « Enregistrer ».
Les rappels partent dès le soir même.
Pour arrêter les rappels, videz ce champ et enregistrez.
Quand le rappel part
Chaque soir, vers 23 h 30, CalConsult envoie un rappel pour chaque consultation :
- des sept jours suivants ;
- non annulée ;
- dont le patient a une adresse e-mail ;
- qui n’a pas encore reçu de rappel.
Chaque consultation reçoit un seul rappel. Une consultation prise trois semaines à l’avance reçoit son rappel une semaine avant ; une consultation prise pour le surlendemain le reçoit le soir même.
Ce que reçoit le patient
- L’expéditeur est le nom du cabinet, avec l’adresse
rappels@calconsult.fr. Quand le patient répond, sa réponse arrive à l’adresse saisie dans « Expéditeur pour les emails de rappel de RDV ». - L’objet : Rappel de rendez-vous le suivi de la date et de l’heure.
- Le message rappelle au patient son rendez-vous, avec le type de consultation, la date et l’heure, puis le nom, le téléphone, l’adresse et le site web du cabinet.
Bon à savoir. Le message ne contient ni lien d’annulation ni information médicale. Le patient qui veut annuler répond à l’e-mail, ou vous appelle.
Suivre les rappels envoyés
- Dans la consultation, la ligne « Rappel envoyé le » affiche la date d’envoi.
- Dans le dossier du patient, la colonne « Rappel » du bloc « Consultations » affiche cette date, et le bloc « Emails de rappel envoyés » liste chaque rappel : date, destinataire, objet et texte.
Bloquer ou relancer le rappel d’une consultation
Dans le formulaire de la consultation, à côté de « Rappel envoyé le » :
- « Ne pas envoyer » bloque le rappel de cette consultation ;
- « Effacer » vide la date d’envoi : un nouveau rappel partira le soir. Utile après avoir déplacé une consultation, car le premier rappel annonçait l’ancienne date.
Enregistrez ensuite la consultation.
Limites et bon à savoir
- Consultation du jour même. Le rappel partirait le soir, après la séance : pour une consultation créée le jour même, cliquez sur « Ne pas envoyer » avant d’enregistrer.
- Adresse e-mail du patient. Une consultation reprend l’adresse du patient à sa création ; sans adresse, elle ne reçoit pas de rappel. Si vous ajoutez ou changez ensuite l’adresse dans le dossier du patient, CalConsult la reporte sur ses consultations à venir, qui recevront leur rappel. Voir modifier un patient.
- Pas de rappel pour les rendez-vous clicRDV : clicRDV envoie ses propres rappels. Voir l’interface avec clicRDV.
- Pas de rappel par SMS depuis CalConsult.
- Le champ « Rappel mail (jours) » du dossier patient n’a pas d’effet : le délai est toujours de sept jours.
- Le réglage vaut pour tout le cabinet : on ne peut pas activer les rappels pour un seul praticien.
Voir aussi
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